Vous avez besoin d’une équipe d’interprètes pour vos réunions mais ne savez pas comment elles peuvent s’organiser ? Nous vous détaillons toutes les étapes pour la traduction d’une réunion en simultanée réussie !
Les étapes pour organiser l’interprétation d’une réunion
Phase 1 : La configuration de la réunion
Dans un premier temps, suite à votre demande d’interprétation, nous étudions votre projet. Cette étude personnalisée vise à élaborer le devis qui variera en fonction de plusieurs critères :
- Durée de la réunion
- Présentiel, hybride ou à distance (visioconférence)
- Langues et sources cibles
- Techniques utilisées
- Enregistrement des traductions
- Montage voix-off ou sous-titrages si besoin
Une fois votre accord donné, nous réservons les équipes d’interprètes et préparons la configuration de la réunion. En présentiel, nous établissons une feuille de route, anticipons le matériel à préparer et effectuons des tests de sonorisation de la salle de réunion. Le matériel est très important pour offrir une expérience de qualité lors de vos événements. Des tests sons tels que les retours audio de traduction simultanée sont réalisés pour les réunions à distance ou hybrides afin de s’assurer que tout se déroule bien le jour J.
Phase 2 : Préparation du contenu de la traduction
À cette étape, nous travaillons de notre côté pour être le mieux préparés pour votre réunion. Il est possible que vous évoquiez des sujets très pointus, avec des termes techniques, c’est pourquoi, dans certains cas, nous pouvons avoir recours à un glossaire. Nos interprètes sont toutes et tous expert·e·s dans un ou plusieurs domaines techniques et sont choisis en fonction de votre secteur d’activité afin d’être en maîtrise du sujet. Néanmoins, la préparation demeure indispensable.
Dois-je préparer des documents pour les interprètes ?
Il n’y a aucune obligation à le faire, mais, comme évoqué ci-dessus, vous pouvez, si vous le souhaitez, valider le glossaire préparé. Celui-ci pourra être réutilisé à d’autres occasions afin d’uniformiser les terminologies employées.
Comment se déroule une réunion traduite simultanément ?
Le jour J, nous arrivons (ou nous nous connectons si c’est à distance) une heure avant la réunion, afin d’être parfaitement opérationnels lorsqu’elle débutera. De votre côté, notre solution de traduction simultanée vous permet, soit sur une application smartphone, soit avec des casques classiques, de choisir la langue souhaitée pour écouter tout simplement votre interprète. Vous pouvez également écouter l’intervenant·e parlant votre langue sur le canal approprié (l’interprétation se fait dans les deux sens si besoin). Alltradis offre avec cette solution une expérience inclusive, aidant les personnes qui en bénéficient à dépasser les barrières linguistiques.
Suite à la réunion, nous vous remettons un questionnaire de satisfaction et la vidéo avec voix-off ou sous-titrages le cas échéant.
Les avantages de la traduction simultanée
La traduction simultanée offre une expérience optimale, tant à l’orateur qu’à celles et ceux qui l’écoutent. La personne qui s’exprime fait face à un audimat attentif qui peut se concentrer pleinement sur les propos de cette dernière.
En faisant appel à une agence de traduction et d’interprétation expérimentée pour vos conférences/séminaires/débats, vous avez la garantie que vos équipes auront accès à une juste retranscription des propos énoncés. Vous facilitiez ainsi, avec seulement quelques secondes de décalage, les interactions entre les participant·e·s.